jura-basic (Lexikon: DSGVO Anwendungsbereich Papierdokumente) - Grundwissen
   

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Datenschutz (DSGVO, Anwendungsbereich)

Papierdokumente

Rz. 13

Papierdokumente sind z.B. Schriftstücke oder Belege

Nicht jede manuelle Verarbeitung von Papierdokumenten mit personenbezogenen Daten fällt unter die DSGVO.

Da Papierdokumente mit personenbezogenen Daten (Papierakten) nicht so leicht auswertbar sind, wie elektronische Dokumente, fallen Papierdokumente grundsätzlich nicht unter die Verordnung. Ebenfalls Akten oder Aktensammlungen, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, fallen nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung (Erwägungsgrund 15 zur DSGVO).

Eine Ausnahme gilt, wenn Papierdokumente oder Akten einen gleichartigen Aufbau haben und nach bestimmten Kriterien geordnet aufbewahrt werden (Aufbewahrung in strukturierter Sammlung, z.B. strukturierter Akte oder Aktenordner). In diesen Fällen ist die Auswertung von personenbezogenen Daten auch manuell leicht möglich. Eine solche strukturierte Sammlung von personenbezogenen Daten (strukturierte Datensammlung) ist datenschutzrechtlich ein Dateisystem iSd Art. 4 Nr. 6 DSGVO.

Nichtautomatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten, die

  • in einem Dateisystem gespeichert sind oder

  • in einem Dateisystem gespeichert werden sollen,

fallen unter den sachlichen Anwendungsbereich dieser Verordnung (vgl. Art. 2 Abs. 1 DSGVO).

Beispiel: Der Austausch von Visitenkarten von Hand zu Hand fällt nicht unter die Verordnung. Das Sammeln von Visitenkarten in einer Mappe oder einem Karteikasten nach einer Struktur (z.B. alphabetisch) aber schon. Gleiches gilt für eine alphabetisch sortierte Telefonliste. Eine solche strukturierte Sammlung von personenbezogenen Daten ist datenschutzrechtlich ein Dateisystem iSd Art. 4 Nr. 6 DSGVO (siehe Dateisystem, Rz.15).


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Dokument-Nr. 0001890 (Details, unten bei Hinweise), © jura-basic 2022

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